El primer desafío planteado por el Proyecto AGU-CCI (Archivo General de la Universidad - Comisión Coordinadora del Interior) en relación al rescate de documentos, fue la conformación de un fondo documental específico sobre las actividades universitarias en el Interior, que contuviera la información generada por los organismos centrales correspondientes y la producida en las diferentes localidades. La tarea resultó azarosa y no siempre exitosa. La gran dispersión de los materiales y la falta de archivos institucionales que documenten las actividades universitarias a nivel local, entre otros aspectos, impusieron un titánico trabajo de búsqueda y rescate de documentos. Se visitó en reiteradas ocasiones las distintas sedes para rastrear la documentación y conocer el estado en que se encontraba. Advertimos que gran cantidad de materiales referidos al período anterior a la última Dictadura se perdió o fue destruida. La documentación que sobrevivió fue guardada por antiguos funcionarios o localizada fortuitamente tras décadas arrumbada en los viejos locales sin que se conociera de su existencia. En general, se encuentra en cajas o cajones, en condiciones ambientales inadecuadas y dispersa en los edificios de las sedes. A esto se agrega la inexistencia de información institucional sistematizada posterior a 1985.
A pesar de estos inconvenientes, hemos logrado crear en el AGU el primer conjunto documental sistemático sobre estos temas, que aspiramos continúe ampliándose. Este fondo se sigue nutriendo a través de materiales provenientes de la CCI, en su mayoría publicaciones, resoluciones del Plenario, folletería, entre otros, así también donaciones de particulares, entre las que se destacan los aportes de Gustavo Olveyra, Julio Irigoyen y Adrián Márquez, tres universitarios que han participado del proceso descentralizador. Del mismo modo, se han incorporado documentos de otras dependencias universitarias como la División de Jurídica, el Servicio Central de Extensión y Actividades en el Medio, la Facultad de Medicina y la Escuela de Tecnología Médica, que cuentan con disposiciones atinentes a las actividades en el interior.
A estos mecanismos se suma el trabajo de rastreo, localización y sistematización de información histórica en las localidades, mayormente encontrada y custodiada con esmero por algunos funcionarios de las sedes, como es el caso de las Casas de Tacuarembó y Paysandú así como la Estación Experimental Mario A. Cassinoni (Paysandú).
Sea en formato digital o en cualquier otro soporte, la documentación que ingresa al AGU es organizada, acondicionada y descripta de acuerdo con los criterios archivísticos correspondientes. En cuanto a su acondicionamiento físico, se utilizan cajas de materiales adecuados que se guardan en depósitos que cuentan con humedad y temperatura controladas. En cuanto a su organización, los documentos de esta colección se mantienen, en la medida de lo posible, en su orden de procedencia y se numeran consecutivamente en las cajas que los contienen. Se elaboró tanto una ficha descriptiva que detalla el conjunto documental, disponible en el Fondo Histórico del AGU, como una base de datos para inventariar los documentos en base a una serie de campos básicos, tales como el número de inventario, título, fecha, lugar de edición, nivel de descripción, soporte, autor, procedencia, productores, alcance y contenido, entre otros.
A continuación, ofrecemos acceso a los siguientes documentos:
- Ficha descriptiva del acervo: En esta ficha se describe el tipo de documentación que contiene el subfondo Actividades de la UDELAR en el Interior. Se esboza la historia de los organismos productores de la documentación que testimonia las actividades que la Universidad ha desarrollado durante este siglo en el Interior del país, su ubicación y las condiciones para su acceso y reproducción.
- Acceso al Inventario: El Inventario describe el contenido de la serie documental, proporciona información resumida del contenido de cada agrupación documental, lo cual nos permite juzgar el interés en tal información, conocer su ubicación física, autor y procedencia.
