Desde 2012, el equipo del Archivo General de la Universidad (AGU), en acuerdo con la Comisión Coordinadora del Interior (CCI), tomó dos decisiones dirigidas a mejorar las condiciones de coservación y permitir el acceso público de los documentos en cuestión. Por un lado, a mediados del 2011 se iniciaron acciones en conjunto con la Comisión Coordinadora del Interior para empezar a subsanar las carencias detectadas en las sedes. Se resolvió en una primera instancia lanzar una “campaña de sensibilización” respecto a la importancia de los documentos y su adecuada preservación mediante un folleto y un afiche que resumen el tratamiento archivístico básico. Se realizó también un taller de capacitación para que los funcionarios de cada servicio que están a cargo de la documentación institucional entraran en contacto con algunas pautas básicas sobre organización, descripción y conservación de documentos de archivo. El primer encuentro se realizó en Montevideo, en la sede del Área de Investigación Histórica del AGU, con la participación de delegados de todas las sedes universitarias en el Interior del país, replicándose luego en Tacuarembó, Salto y Paysandú. Por otro lado, se ha resuelto realizar un respaldo digital de los documentos que se van encontrando en las diferentes localidades, los cuales reciben el mismo tratamiento archivístico que el resto de la documentación del Fondo para su uso público.
En el marco del proyecto conjunto CCI-AGU y del plan aprobado para el presente año por el Plenario de la Comisión Coordinadora del Interior, se continúa con la tarea de capacitar, asesorar y colaborar con las sedes universitarias en la preservación y organización de la documentación de archivo. Se pretende así instrumentar mecanismos para sensibilizar a los universitarios del Interior acerca de la necesidad de conservar los materiales antiguos y guardar los más nuevos en condiciones adecuadas. Se considera imprescindible, por lo demás, avazar en la creación de mecanismos de coordinación para establecer con los funcionarios de las sedes, criterios comunes de preservación. Para impulsar esa tarea resulta necesario contar, en primer lugar, con el apoyo de los directores y órganos de conducción a nivel local y regional, así como definir un coordinador en cada sede con quien establecer el nexo.
En este sentido, se han realizado visitas para realizar cursos de capacitación en los distintos servicios, y para avanzar en las tareas de creación de archivos. El primer paso del proceso consiste en rellenar la Ficha de diagnóstico que permite determinar el estado que, en materia documental, tiene cada servicio, de modo de ajustar el plan y las actividades de capacitación a las necesidades específicas de ese servicio.